Tietosuojaseloste asiakkaille ja yhteistyökumppaneille

1. Johdanto

Farmania käsittelee asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaidensa ja yhteistyökumppaniensa henkilötietoja huolellisesti, läpinäkyvästi ja lain vaatimuksien mukaisesti. Yksityisyydensuoja huomioidaan kaikissa käytännöissämme. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme ja yhteistyökumppaniemme henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Farmania toimii rekisterinpitäjänä asiakkaiden henkilötietojen käsittelyssä.

Farmania Oy

  • Y-tunnus 2469210-1
  • Hämeentie 15, 00500 Helsinki
  • Tietosuojavastaava Päivi Lavander (paivi.lavander@farmania.fi)
3. Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteystiedot

  • Edustajan nimi
  • Asema organisaatiossa
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Osoite
  • Laskutusosoite

Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

  • Asiakaskyselyiden vastaukset
  • Sopimukset
  • Tilaisuuksien ilmoittautumiset
  • Tilaus- ja myyntiedot
 

Yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot

  • Sopimukset
  • Tilaisuuksien ilmoittautumiset
 

Potentiaaliseen asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

  • Asiakaskyselyiden vastaukset
  • Tilaisuuksien ilmoittautumiset
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on markkinoida ja tarjota Farmanian palveluita asiakasyrityksille, kehittää liiketoimintaa ja hoitaa asiakassuhteeseen liittyviä tehtäviä, kuten laskutusta ja markkinointia.

Asiakasyritysten ja yhteistyökumppaneiden edustajien yhteystietoja käsitellään yhteistyöstä tehtyyn sopimukseen perustuen. Asiakassuhteen hoitamiseen ja markkinointiin liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Asiakaskyselyiden ja tilaisuuksiin ilmoittautumisen yhteydessä tapahtuva henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Liiketoiminnan kehittämiseen liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun.

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti eikä niitä luovuteta kolmansille tahoille ilman asianmukaista perustetta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakiin perustuvan velvoitteen mukaisesti.

Henkilötietojen käsittelyssä käytämme ulkoisia palveluntarjoajia asiakkuussuhteiden, markkinoinnin ja taloushallinnon teknisessä toteutuksessa. Ulkoiset palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijänä ja huolehtivat henkilötietojen käsittelyn teknisestä ylläpidosta.

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan EU/ETA:n sisäpuolella.

6. Tietojen suojaus

Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden tulee päästä henkilötietoihin käsiksi työtehtäviensä takia. Henkilötietoihin pääsy on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja rajatuilla käyttöoikeuksilla. Pääsy henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin edellyttää kaksivaiheista tunnistautumista niiden ohjelmien osalta, jotka mahdollistavat kaksivaiheisen tunnistautumisen.

7. Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?
  • Asiakkaiden tilaushistoria ja yhteyshenkilön yhteystiedot poistetaan 5 vuoden kuluttua asiakassuhteen päättymisestä
  • Potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilön tiedot poistetaan 5 vuoden kuluessa
  • Yhteistyösopimusten yhteydessä käsitellyt henkilötiedot poistetaan 2 vuoden kuluessa
  • Tilaisuuksiin ilmoittautumisen yhteydessä käsittelyt henkilötiedot poistetaan 1 vuoden kuluessa
  • Asiakaskyselyistä ilmenevät yhteystiedot poistetaan 2 vuoden kuluessa
8. Mitä oikeuksia rekisteröidyillä henkilöillä on?
8.1 Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada meiltä tietoja henkilötietojesi käsittelystä tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, mahdollisimman helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

8.2 Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä tieto siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Voit myös pyytää ja saada jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoista.

8.3 Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Tällainen oikeus on olemassa silloin, kun käsittelemme mainittuja tietoja suostumuksesi tai sopimuksen perusteella ja käsittely on luonteeltaan digitaalista.

8.4 Oikeus oikaista henkilötietoja

Sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme tai täydennämme sinua koskevia henkilötietoja niiden ollessa epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia.

8.5 Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä niin, että rajoituksen alaisia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain

  • Suostumuksellasi
  • Oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • Toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai
  • Tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.
 

Oikeus on olemassa seuraavissa tilanteissa:

  • Kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa paikkansapitävyysasia selvitetään
  • Käsittely on lainvastaista, mutta et halua poistaa tietojasi
  • Me emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja ja poistaisimme ne muuten, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • Olet vastustanut rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeutettua etua koskeva selvitys on kesken
8.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, julkisen vallan käyttämiseksi tai oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin tietojen käsittely on lopetettava, paitsi jos

  • Voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai
  • Käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kun tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Vastustamisen jälkeen tietojasi ei enää käsitellä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

8.7 Oikeus poistaa henkilötiedot ja tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus ”tulla unohdetuksi”, eli saada jotkut käsittelemämme henkilötiedot kokonaan poistetuksi. Oikeus on esimerkiksi silloin, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos henkilötietojen käsittely on alun perinkin ollut lainvastaista.

8.8 Oikeus peruuttaa suostumus

Tilanteissa, joissa käsittelemme tietojasi antamasi nimenomaisen suostumuksen nojalla, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Mikäli peruutat suostumuksesi, ei henkilötietojesi käsittelyä tai säilyttämistä enää jatketa, ellei jokin muu oikeusperuste (kuten vaikkapa lakisääteinen velvoite) edellytä käsittelyn jatkamista.

8.9 Oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli uskot henkilötietojen käsittelyyn liittyvien käytäntöjemme olevan lain vaatimusten vastaisia. Valituksen voi tehdä esimerkiksi tilanteessa, jossa tässä selosteessa kuvattuja rekisteröidyn oikeuksiasi ei toteuteta asianmukaisesti. Suomen tietosuojaa koskevana valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

8.10 Oikeuksien käyttäminen

Voit tehdä yllä mainittuja oikeuksia koskevan pyynnön sähköpostitse Farmanian tietosuojavastaavalle.

9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvä automaattinen päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaseloste on tehty 29.4.2022, eikä sitä ole sen jälkeen muutettu.