Tietosuojaseloste työnhakijoille

1. Johdanto

Farmania käsittelee rekrytointiin osallistuvien henkilöiden henkilötietoja huolellisesti, läpinäkyvästi ja lain vaatimuksien mukaisesti. Yksityisyydensuoja huomioidaan kaikissa käytännöissämme.

Farmania rekrytoi työnhakijoita itselleen tai asiakkailleen palveluiden tai toimeksiantojen toteuttamiseksi.

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten keräämme, käsittelemme ja suojaamme työnhakijoiden henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Farmania toimii rekisterinpitäjänä rekrytoinnin yhteydessä tapahtuvassa henkilötietojen käsittelyssä.

Farmania Oy

  • Y-tunnus 2469210-1
  • Hämeentie 15, 00500 Helsinki
  • Tietosuojavastaava Päivi Lavander (paivi.lavander@farmania.fi)
3. Käsiteltävät henkilötiedot

Yhteystiedot

  • Nimi
  • Syntymäaika
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Osoite

Osaamiseen liittyvät tiedot

  • Koulutus
  • Työkokemus
  • Kielitaito
  • Suosittelijoiden antamat arviot

Potentiaalisten työnhakijoiden arviointiin liittyvät tiedot

  • Muistiinpanot haastatteluista
  • Henkilöarvioinnit
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tunnistaa ja arvioida työnhakijoita ja valita sopiva työnhakija työsuhteeseen.

Työnhakijan hakemuskirjeestä ja CV:stä ilmeneviä tietoja käsitellään rekrytointijärjestelmässä annetun suostumuksen perusteella. Sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilön ammattioikeutta koskevia tietoja käsitellään lakisääteisen velvoitteen perusteella. Liiketoiminnan kehittämiseen liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Suorahaun yhteydessä yhteydenotto ja henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Henkilöarvioinnin yhteydessä käytettävien henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti eikä niitä luovuteta kolmansille tahoille ilman asianmukaista perustetta. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakiin perustuvan velvoitteen mukaisesti. Henkilötietoja voidaan luovuttaa Farmanian asiakkaille palvelun tai toimeksiannon toteuttamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmannelle taholle henkilöarvioinnin toteuttamiseksi sellaisissa tilanteissa, joissa henkilöarvioinnin toteuttamisesta on sovittu työnhakijan kanssa.

Henkilötietojen käsittelyssä käytämme ulkoisia palveluntarjoajia rekrytoinnin teknisessä toteutuksessa. Ulkoiset palveluntarjoajat toimivat henkilötietojen käsittelijänä ja huolehtivat henkilötietojen käsittelyn teknisestä ylläpidosta.

Henkilötietoja käsitellään ainoastaan EU/ETA:n sisäpuolella.

6. Tietojen suojaus

Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan sellaisilla henkilöillä, joiden tulee päästä henkilötietoihin käsiksi työtehtäviensä takia. Henkilötietoihin pääsy on suojattu henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja rajatuilla käyttöoikeuksilla. Pääsy henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin edellyttää kaksivaiheista tunnistautumista niiden ohjelmien osalta, jotka mahdollistavat kaksivaiheisen tunnistautumisen.

7. Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?

Työnhakijan yhteystiedot, työhakemus ja CV säilytetään 2 vuoden ajan.

8. Mitä oikeuksia rekisteröidyillä henkilöillä on?
8.1 Oikeus saada tietoa henkilötietojen käsittelystä

Sinulla on oikeus saada meiltä tietoja henkilötietojesi käsittelystä tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, mahdollisimman helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

8.2 Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus saada meiltä tieto siitä, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme. Voit myös pyytää ja saada jäljennöksen käsittelemistämme henkilötiedoista.

8.3 Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus siirtää meille toimittamasi henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Tällainen oikeus on olemassa silloin, kun käsittelemme mainittuja tietoja suostumuksesi tai sopimuksen perusteella ja käsittely on luonteeltaan digitaalista.

8.4 Oikeus oikaista henkilötietoja

Sinulla on oikeus vaatia, että oikaisemme tai täydennämme sinua koskevia henkilötietoja niiden ollessa epätarkkoja, virheellisiä tai puutteellisia.

8.5 Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä niin, että rajoituksen alaisia henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä vain

  • Suostumuksellasi
  • Oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • Toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai
  • Tärkeää unionin tai jäsenvaltion yleistä etua koskevista syistä.
 

Oikeus on olemassa seuraavissa tilanteissa:

  • Kiistät henkilötietojesi paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa paikkansapitävyysasia selvitetään
  • Käsittely on lainvastaista, mutta et halua poistaa tietojasi
  • Me emme enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja ja poistaisimme ne muuten, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • Olet vastustanut rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa henkilötietojen käsittelyä ja oikeutettua etua koskeva selvitys on kesken
8.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Sinulla on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollenkaan. Tilanteissa, joissa käsittelemme henkilötietojasi yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, julkisen vallan käyttämiseksi tai oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, voit vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella. Tällöin tietojen käsittely on lopetettava, paitsi jos

  • Voimme osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää sinun etusi, oikeutesi ja vapautesi, tai
  • Käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kun tietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Vastustamisen jälkeen tietojasi ei enää käsitellä suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

8.7 Oikeus poistaa henkilötiedot ja tulla unohdetuksi

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus ”tulla unohdetuksi”, eli saada jotkut käsittelemämme henkilötiedot kokonaan poistetuksi. Oikeus on esimerkiksi silloin, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi tai jos henkilötietojen käsittely on alun perinkin ollut lainvastaista.

8.8 Oikeus peruuttaa suostumus

Tilanteissa, joissa käsittelemme tietojasi antamasi nimenomaisen suostumuksen nojalla, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Mikäli peruutat suostumuksesi, ei henkilötietojesi käsittelyä tai säilyttämistä enää jatketa, ellei jokin muu oikeusperuste (kuten vaikkapa lakisääteinen velvoite) edellytä käsittelyn jatkamista.

8.9 Oikeus tehdä valitus valvovalle viranomaiselle

Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli uskot henkilötietojen käsittelyyn liittyvien käytäntöjemme olevan lain vaatimusten vastaisia. Valituksen voi tehdä esimerkiksi tilanteessa, jossa tässä selosteessa kuvattuja rekisteröidyn oikeuksiasi ei toteuteta asianmukaisesti. Suomen tietosuojaa koskevana valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

8.10 Oikeuksien käyttäminen

Voit tehdä yllä mainittuja oikeuksia koskevan pyynnön sähköpostitse Farmanian tietosuojavastaavalle.

9. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvä automaattinen päätöksenteko

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa.

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tietosuojaseloste on tehty 29.4.2022, eikä sitä ole sen jälkeen muutettu.